Immer wieder wird im Rahmen von Microsoft Copilot und generell KI Diskussionen bei Betriebsrat und Personalrat Diskussionen über die Aufnahme und Transskription des gesprochenen Wortes gesprochen. Dies ist immer die Voraussetzung für die Nutzung von KI. In der Regel wird die Aufnahme im Unternehmen bisher untersagt und maximal für einige wenige Situationen wie die Aufnahme bei Trainings erlaubt. Der Streit und die Diskussion ist damit auf einem guten Nährboden angelangt.
Die Aufnahme
Beschäftigte sollen immer mehr sowohl in speziellen Szenarien wie Trainings und interne Vorlesungen aufgezeichnet werden. Dies war bisher immer eindeutig über eine Einwilligung bzw. Modelvertrag regelbar, wenn dies nicht schon explizit im Arbeitsvertrag geregelt ist. Nun kommt mit dem Thema KI und innovativer Werkzeuge das Thema der generellen Aufnahme auf. Denn wenn man eine Suche, einer KI zur Erleichterung des Arbeitsalltages wie z.B. der automatischen Erstellung von Zusammenfassungen Besprechungen erlauben will, müssen alle Besprechungen aufgezeichnet werden.
Microsoft Corp. macht dies schon seit nun fast 2 Jahren in den USA und wenn man auch aus Deutschland daran teilnimmt ist bekannt, dass Ton und Gesicht aufgezeichnet wird. Der Chat ist generell bei Microsoft Teams kein Teil der Aufnahme.
Generelle gesetzliche Regelungen und die Möglichkeit der Untersagung durch den Betriebsrat
KUG
22 KUG
Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. Die Einwilligung gilt im Zweifel als erteilt, wenn der Abgebildete dafür, daß er sich abbilden ließ, eine Entlohnung erhielt. Nach dem Tode des Abgebildeten bedarf es bis zum Ablaufe von 10 Jahren der Einwilligung der Angehörigen des Abgebildeten. Angehörige im Sinne dieses Gesetzes sind der überlebende Ehegatte oder Lebenspartner und die Kinder des Abgebildeten und, wenn weder ein Ehegatte oder Lebenspartner noch Kinder vorhanden sind, die Eltern des Abgebildeten.
23 KUG
(1) Ohne die nach § 22 erforderliche Einwilligung dürfen verbreitet und zur Schau gestellt werden:1.
Bildnisse aus dem Bereiche der Zeitgeschichte;2.
Bilder, auf denen die Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheinen;3.
Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben;4.
Bildnisse, die nicht auf Bestellung angefertigt sind, sofern die Verbreitung oder Schaustellung einem höheren Interesse der Kunst dient.
(2) Die Befugnis erstreckt sich jedoch nicht auf eine Verbreitung und Schaustellung, durch die ein berechtigtes Interesse des Abgebildeten oder, falls dieser verstorben ist, seiner Angehörigen verletzt wird.
Folglich können Aufnahmen nur mit Einwilligung der betroffenen Person erfolgen. Dies ist mit der Einwilligungslösung von Microsoft Teams möglich. Diese Einwilligung hat jedoch nichts mit dem Betriebsrat und dessen Rechten zu tun. Der Betriebsrat kann über das KUG kein Verbot erwirken.
Ergebnis: nicht möglich
DSGVO
Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO, Art 88 DSGVO, alt § 26 BDSG – Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO, Einwilligung – Rechtsgrundlage
Ähnlich wie beim KUG ist für die breite Masse der Beschäftigten nicht über den Arbeitsvertrag, welcher die Aufnahmen nicht zum Teil des Arbeitsvertrages macht. Dies bedeutet auch, dass die Einwilligung in der Masse die richtige Rechtsgrundlage darstellt. Hiermit ist direkt kein Betriebsrat betroffen und kann die Verarbeitung trotz Einwilligung nicht untersagen. Indirekt ist die Verarbeitung jedoch eine Verarbeitung von Beschäftigtendaten und damit kommt das Betriebsverfassungsgesetz und § 87 in Betracht. Hier wird das wie der Verarbeitung dem Betriebsrat und damit der Mitbestimmung untergeordnet. Somit kommt es auch die konkrete Verarbeitung und den Weg an, eine Untersagung könnte erfolgen, wenn alle Aufnahmen direkt veröffentlicht werden sollten oder wenn mit allen Aufnahmen ohne Einwilligung eine KI trainiert werden soll und dies nicht über eine BV oder Arbeitsvertrag gedeckt ist. Im Grunde passiert dies jedoch nicht bei Microsoft Teams in Kombination mit Copilot for Microsoft 365. Hier wird keine KI trainiert und keine Aufnahmen öffentlicht, sondern sogar automatisch nach 60 Tagen (Standard) entfernt.
Ergebnis: möglich, aber nicht einschlägig
Betriebsrat
Art. 87 Nr.6 BetrVG – Einführung von IT Systemen im Unternehmen
& KI Rechtsgrundlagen für den Betriebsrat (LINK)
Grundsätzlich ist der Einsatz bei hoher Gefährdung der Beschäftigten möglich. In dessen Rahmen kann vor allem eine konkrete Umsetzung und damit Ausführung untersagt werden. Der BAG lässt das Wie konkret mitbestimmen, aber nicht die konkrete Lizenz oder Werkzeug, dies liegt im Dispositionsrecht des Arbeitgebers.
Somit darf bei der Verarbeitung kein hohes Risiko für den Beschäftigten einhergehen, Copilot for Microsoft 365 wird nicht mit den Daten des Beschäftigten trainiert und auch die Inhalte werden nicht veröffentlicht. Die Aufzeichnungen sind nur kurz verfügbar und die Mitschrift kann korrigiert und dann nach Genehmigung aller abgelegt werden.
Ergebnis: möglich, aber nicht einschlägig
Betriebsratssitzungen
Art 30 Abs 2 BetrVG
„Eine Aufzeichnung der Sitzung ist unzulässig.“
Ergebnis: Untersagung der Aufnahmen und technischen Einrichtungen möglich
Herausforderung Aufnahme nach Art 30 BetrVG
Transskription / KI vs. Art 30 BetrVG
Eine spannende Frage ist, ob z.B. die Transskription auch unter das Verbot der Aufzeichnung fällt. Aus einer strengeren Auslegung her ist es so, dass eine Transskription technisch nur über eine Aufzeichnung funktioniert. Ohne eine Aufzeichnung des gesprochenen Wortes ist es nicht möglich, dass eine Transskription technisch bereit gestellt werden kann.
Im Rahmen dessen stellen sich zwei Fragen:
Frage 1: Generell Aufnahmen untersagen
Frage 2: Aufnahme zum Zweck der KI Verarbeitung untersagen
Beide Fragen können verneint werden. Es wäre möglich, ist im konkreten Fall von Microsoft Teams und Copilot for Microsoft 365 mit korrekter Konfiguration aber nicht durchsetzbar.
Der Betriebsrat kann die Aufnahme nicht grundsätzlich verbieten auch nicht zum Zweck zur Meetingzusammenfassung mit Copilot for Microsoft 365.
Jennifer Köllner