Eigene URL bei Microsoft Teams Aufnahme für die Einwilligung hinterlegen

Wenn ein NutzerIn in einem Microsoft Teams Besprechung für eine Aufnahme, Transkription oder Copilot eine Einwilligung für die Nutzung der Videokamera oder das Mikrophone geben will, kommt ein PopUp Fenster, welches die Einwilligungserklärung mit einer URL enthält.

Ändern der URL

Im Standard wird die URL aus dem M365 Teams Admincenter angezeigt, die bei Microsoft Teams hinterlegt wurde. Wenn keine URL hinterlegt ist, wird die Microsoft Datenschutzerklärung angezeigt.

Man kann aber diese URL nur für die Einwilligung ändern, damit für diese Einwilligung eine spezielle Information über die Einwilligung transparent zu informieren, was in der allgemeinen Art 13 DSGVO Information oft nicht ausreichend ist. Leider ist diese URL mit der Microsoft Teams Datenschutzerklärung verknüpft, so dass man die Einwilligungsinformationen hier einarbeiten muss.

Also: Microsoft Teams Meeting Datenschutz Informationen = Einwilligungserklärung zusammen.

Hier zu benötigt man PowerShell: Set-CsTeamsMeetingConfiguration

Set-CsTeamsMeetingConfiguration (MicrosoftTeamsPowerShell) | Microsoft Learn

Set-CsTeamsMeetingConfiguration -LegalURL https://

Informationen aus der Dokumentation

„Um die URL der Datenschutzrichtlinie für die Aufzeichnung und Transkription von Teams mit einem benutzerdefinierten Link für Benutzer innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation zu aktualisieren, müssen Sie eine der folgenden Optionen verwenden:

• Der Parameter -LegalURL innerhalb des PowerShell-Cmdlet CsTeamsMeetingConfiguration.
• Das Teams-Admincenter über Besprechungseinstellungen > E-Mail-Einladung > Datenschutz- und Sicherheits-URL. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen von Besprechungseinladungen.

Wenn Sie in den Teams-Besprechungseinstellungen oder in PowerShell keine Datenschutz- und Sicherheits-URL eingeben, wird die Datenschutzrichtlinie von Microsoft Entra ID angezeigt. Weitere Informationen zu den Datenschutzrichtlinien von Microsoft Entra ID finden Sie unter Hinzufügen der Datenschutzinformationen Ihrer Organisation mit Microsoft Entra ID. Wenn es keine Microsoft Entra ID gibt, wird die Microsoft-Datenschutzrichtlinie angezeigt.

Sobald Sie Ihre Datenschutzrichtlinien-URL hinzugefügt haben, ersetzt Ihre URL die Standard-Teams-Datenschutzerklärung für die Aufzeichnung und Transkription von Meetings.“

Anwesenheitsbericht

und hier ist die Einwilligung dann zu sehen:

und kann auch in den Auditlogs nachgeprüft werden.

Quelle

https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/meeting-recording?tabs=meeting-policy#set-a-custom-privacy-policy-url